quinta-feira, 25 de fevereiro de 2010

A Secretária Enquanto Pessoa


Não se pode avaliar uma secretária apenas pela sua capacidade no desempenho das suas funções, dentro de um determinado cargo. O mais importante, é o seu perfil psicológico, ou seja, a sua personalidade. São, essencialmente, as qualidades humanas que farão da secretária uma boa profissional.
Dentro de cada empresa ou organização, a secretária tem que se adaptar ao ambiente em que está inserida e ao trabalho que lhe é atribuído.
As qualificações de uma secretária podem ser adquiridas através da formação académica mas a prática e a disciplina são também muito importantes na sua formação integral.
A secretária tem que possuir determinadas qualidades, como por exemplo, a discrição que é essencial quando ela desempenha um cargo de confiança. Neste caso, a secretária tem acesso a documentação confidencial e reservada e, por isso, tem que ser muito discreta, de modo a que ninguém tenha acesso a esses documentos. Na eventualidade de ser questionada, por alguém, sobre algum assunto confidencial, a secretária deve agir sempre com discrição.
Outra qualidade importante numa secretária é adaptabilidade, ela tem que ser flexível, ou seja, tem que ser capaz de adaptar-se as mudanças de ambiente e aos diferentes tipos de orientação quer esteja sobrecarregada com trabalho quer esteja com falta de actividade.
A secretária deve possuir ainda outra qualidade, a iniciativa. Uma secretária com iniciativa tem a capacidade de se antecipar ao chefe, pois desempenhar o seu trabalho com energia e sentido de responsabilidade, não dependendo constantemente das orientações dos seus superiores hierárquicos.
Uma secretária deve ainda ser sempre pontual, tanto ao chegar ao seu local de trabalho, como também no cumprimento dos prazos que lhe são pedidos.
A ordem é também outra qualidade muito importante no desempenho das funções de uma secretária. Ela deve manter o arquivo, todos os documentos e até a sua secretária/escritório, arrumados e organizados.
Finalmente outra virtude importante, é a paciência. Assim, uma secretária deve manter-se calma em situações de stress e nervosismo. Deve saber-se controlar para não agir impulsivamente e nunca deve “descarregar” as suas emoções, no local de trabalho, quer com os colegas quer com os clientes.

1 comentário:

  1. É verdade, uma secretária, por vezes, reúne todos os conhecimentos e competências para desenvolver a profissão. No entanto, é necessário a outra parte, para completar uma boa profissional. Essa parte requer que a secretária seja, principalmente, simpática, bem educada, discreta (não quebrando o sigilo profissional), com espírito de iniciativa e boa aparência física.

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