1 - Uma tarefa essencial para uma secretária realizar, é arquivar os documentos da empresa e até mesmo do chefe.
2 - Para uma boa gestão e funcionamento da empresa, todos os documentos e papéis devem estar bem organizados.
3 - No arquivo guarda-se todo o material de forma sistemática.
4 - A consulta no arquivo deve ser rápida e eficaz.
5 - O arquivo deve estar adaptado ao tipo de actividade que a empresa executa.
6 - O arquivo centralizado encontra-se mais acessível ao pessoal e a todos os departamentos, e o descentralizado cada departamento dispõe do seu próprio arquivo.
7 - A secretária deve conter métodos que permitem executar o seu trabalho mais rápido.
8 - Antes de começar a arquivar uma secretária tem de se adaptar às diferentes formas de classificação dos documentos.
9 - Para que uma secretária encontre o material mais rápido, necessita de um arquivo mais apropriado que é por departamentos, e também está melhor controlado.
10 - O arquivo centralizado é muito eficaz, costuma estar a cargo de pessoal altamente especializado em técnicas documentais.
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