Pensamento do Dia

«Não é a empresa que define o mercado. É o cliente»

Peter Drucker

Funções do Secretariado

Planear e organizar a rotina diária e mensal da chefia

- Organizar a agenda: marcar reuniões, entrevistas e outros compromissos.

- Ao marcar/ organizar/ planear, deve-se elaborar uma lista de participantes, redigir uma convocatória, preparar a documentação necessária à reunião e ainda marcar o local da sua realização.

- No caso de eventuais viagens, compete ao secretário/a, efectuar as reservas do hotel, marcar/ definir quais os meios de transportes necessários e preparar os documentos de apoio.

Competências e Saberes

- Língua Portuguesa;

- Línguas Estrangeiras;

- Noções de organização e admnistração;

- Organização do trabalho gerindo o tempo;

- Noções de Legislação Laboral Fiscal e Comercial;

- Noções de informática;

- Circuito da documentação;

- Organização e arquivo da documentação;

- Relações interpessoais;

- Imagem e protocolo;

- Preparação de reuniões;

- Tomada de iniciativa;

- Inovação;

- Espírito crítico e qualidade;

Pensamento do Dia

«Sorte é o que acontece quando a capacidade se encontra com a oportunidade»

Séneca

A Imagem Empresarial

Nos dias de hoje, é necessário que um secretário/a esteja ciente da necessidade de demonstrar uma boa imagem perante os outros, pois é através do secretário/a que o público irá obter a primeira impressão da empresa.

A atitude, a aparência, a postura e a coerência na comunicação visual e verbal são requisitos essenciais para a imagem de um profissional de sucesso, que deve ter conhecimentos dos principais códigos de vestuário para cada ocasião e deve ser bem educado, positivo e discreto. Tem de mostrar consideração e preocupação para com o público e conseguir criar uma boa relação interpessoal entre todos.

A melhoria da imagem pessoal deve ser contínua, e vai-se construindo com progressivas e pequenas conquistas.

Pensamento do Dia

«Grandes realizações são possíveis quando se dá importância aos pequenos começos»

Lao - Tsé

Importância do secretariado. Ontem e Hoje

A função do secretariado é essencial em qualquer tipo de actividade empresarial, seja no comércio, seja na indústria.
Há uns anos, chamava-se secretário/a à pessoa que minutava a correspondência, que elaborava as actas das respectivas reuniões e que resolvia também assuntos relacionados com a empresa.
Hoje em dia, o conceito de secretariado mudou completamente. O secretário/a passou a ser o braço direito do seu superior hierárquico, conseguindo assumindo grande responsabilidade.