Entrevista sobre Secretariado à Secretária Orlanda Ribeiro

1) O que pensa da evolução da profissão?

R: Tudo depende da firma em que se trabalha. Mas cada vez mais, uma secretária tem muito trabalho ao seu encargo, há também cada vez mais responsabilidade e trabalho em vários assuntos, já não é um trabalho de telefonista ou de passar agendas.

2) O que é, para si uma secretária eficiente?

R: Alguém que faz as suas obrigações da melhor forma e sem atrasos, com organização, rigor, educação. Tentar sempre ter um passo em frente.

3) Quais são as funções que, normalmente, executa no dia a dia?

R: Organizo uma equipa de secretárias e auxiliares de gabinete. Todo o trabalho administrativo relativo à área de secretariado, encomendas, contactos telefónicos, atendimento ao público limpeza das áreas de trabalho, contabilidade, organização de todo o pessoal.

4) Que cuidados deve ter uma secretária com a sua imagem pessoal?

R: Um cliente sempre que está em contacto com uma secretária as primeiras coisas em que repara é a cara, o cabelo, as unhas e acessórios. A secretária tem que ter um look arranjado, limpo, simples e cuidado.

5) Acha que a atitude da secretária, no contacto com o público, influencia a opinião deste sobre a empresa? De que maneira?

R: Claro que sim. Se um cliente for bem atendido, vai ter uma impressão positiva, e se for mal atendido, vai pensar que todos os funcionários são iguais.

6) Como se organiza para orientar o trabalho antes da chegada do chefe?

R: Organizo todo o trabalho que as minhas colegas têm de efectuar e organizo o que tenho de fazer no dia seguinte. Depois faço o que tenho programado para eu fazer. Ter sempre a agenda diária bem preenchida e em dia.

7) Sente stress no exercício da sua profissão? Como faz para o combater?

R: Sinto, principalmente com os imprevistos diários. Tento organizar tudo ao máximo, para ter sempre tempo livre para algo que possa acontecer. Quando não consigo faço acupunctura.

8) Quais as regras de etiqueta que acha que devem ser respeitadas no local de trabalho?

R: Boa educação, tratar sempre bem o cliente, boa aparência, conhecimento geral de todos os assuntos relativos ao trabalho.

9) Na sua opinião quais os conhecimentos/competências que uma secretária actual deve ter?

R: Deve saber: falar e escrever correctamente português, conhecimento informático, competências de atendimento ao público, bom atendimento telefónico, boa aparência e saber o seu lugar na empresa.

10) Para si, quais são as qualidades essenciais para uma secretária de sucesso?

R: Boa formação, capacidade de adaptação, versatilidade, boa educação, conhecimento de cultura geral, espírito de grupo, assiduidade, pontualidade, iniciativa, organização e motivação.

11) Costuma estar presente em reuniões em que participa o seu chefe? Qual o seu papel nessas reuniões?

R: Sim. Reportar tudo o que se passa na empresa, e em conjunto com as outras colegas decidimos várias coisas para o nosso trabalho melhorar.

12) Que conselhos me poderia dar, para ser uma secretária eficiente?

R: Tentar sempre ser a melhor possível. Ter educação, iniciativa e motivação. E nunca deixar de procurar saber sempre mais.