Entrevista às Profissionais de Secretariado Dulce Grego e Cândida Resende da Bosch Termotecnologia, SA.

1) O que pensam da evolução da profissão?

R: Falando sobre o Secretariado em si, manteve-se praticamente inalterável. Quanto à evolução dos meios de apoio ao Secretariado, esses sim, houve melhorias significativas.

2) Para vocês, o que significa uma secretária eficiente?

R: Secretária eficiente não é aquela que protege o chefe, mas sim, aquela que facilita e apoia o dia a dia no escritório. Significa que filtra todas as informações, dando prioridade às mais importantes e/ou urgentes.
É o background do chefe e que gere todos os seus compromissos de acordo com disponibilidade da agenda.

3) Quais são as funções que, normalmente, executam no dia a dia?

R: Marcação de agenda, elaboração de cartas, atendimento telefónico, filtragem de informação passando de imediato a quem de direito, arquivos gerais e confidenciais (electrónico e papel), tendo em conta o número de anos obrigatório por tipo de documento (informação). 3, 5, 10, 15 ou 20 anos.

4) Que cuidados deve ter uma secretária com a sua imagem pessoal?

R: A Secretária não tem a obrigação de ser uma “modelo”, tem sim de saber estar, apresentar-se e saber falar no momento certo usando as palavras certas.
Imagem pessoal deverá ser o visual discreto mas agradável de se ver.
Exemplo: não usar decotes fundos, mini-saias, maquilhagem excessiva, evitar adornos em excesso, unhas estragadas, etc…

5) Acham que a atitude da secretária, no contacto com o público, influencia a opinião deste sobre a empresa? De que maneira?

R: Sim. A Secretária é a imagem da empresa.

6) Como se organizam para orientar o trabalho antes da chegada do chefe?

R: Actualmente a maior parte das Secretárias são Mães de Família e Donas de Casa, o que impede a chegada antecipada na manhã. Por experiência profissional que temos, deixamos tudo organizado de véspera para que o início do dia do chefe inicie sem contratempos e independente da Secretária.

7) Sentem stress no exercício da sua profissão? Como fazem para o combater?

R: O Stress faz parte do dia a dia. Para o combater – ignora-se.

8) Quais as regras de etiqueta que acham que devem ser respeitadas no local de trabalho?

R: São infinitas as regras. Devemos olhar para o tipo de empresa em que estamos inseridas e adaptarmo-nos a ela.
Saber estar.

9) Na vossa opinião quais os conhecimentos/competências que uma secretária actual deve ter?

R: Conhecimentos Informáticos, Idiomas, cálculo e interpretação mental.
Competências: Saber gerir conflitos, simpatia, projecção de voz, assiduidade.

10) Quais são as qualidades essenciais para uma secretária de sucesso?

R: Ver repostas anteriores.

11) Costumam estar presente em reuniões em que participa o seu chefe? Qual o vosso papel nessas reuniões?

R: Sim. Por vezes é necessária a nossa presença nas reuniões afim de tomada de conhecimento mais profundo de determinado assunto e posterior elaboração de acta.

12) Que conselhos dariam, para ser uma secretária eficiente?

R: Se tiveres todas as qualidades e competências descritas nesta entrevista, então serás uma Secretária Eficiente. Boa Sorte!