Entrevista sobre Secretariado à Secretária Claúdia Pereira

1) O que pensa da evolução da profissão?

R: Penso que apesar de tudo é uma profissão com alguma saída a nível profissional e que é interessante. Sem dúvida que é uma profissão que tem evoluindo ao longo dos tempos, não se podendo comparar o trabalho de uma secretária na actualidade relativamente há uns anos atrás.

2) O que é, para si uma secretária eficiente?

R: Uma secretária eficiente é alguém que consegue responder com exactidão e profissionalismo mesmo em ambiente de stress.

3) Quais são as funções que, normalmente, executa no dia a dia?

R: Funções a nível de facturação, processamento de pagamentos, contacto com os clientes e marcação de serviços.

4) Que cuidados deve ter uma secretária com a sua imagem pessoal?

R: Ter uma apresentação cuidada e não muito exuberante. Roupas e maquilhagem discreta.

5) Acha que a atitude da secretária, no contacto com o público, influencia a opinião deste sobre a empresa? De que maneira?

R: Sim. Todo o contacto que o público tem com a empresa é importante para formar a sua opinião sobre esta.

6) Como se organiza para orientar o trabalho antes da chegada do chefe?

R: O meu trabalho fica sempre preparado de véspera, por isso torna-se mais fácil orientar tudo.

7) Sente stress no exercício da sua profissão? Como faz para o combater?

R: Não.

8) Quais as regras de etiqueta que acha que devem ser respeitadas no local de trabalho?

R: Algumas das regras importantes no local de trabalho são: Assiduidade e a pontualidade.

9) Na sua opinião quais os conhecimentos/competências que uma secretária actual deve ter?

R: Algumas das competências que uma secretária deve ter são: Conhecimentos informáticos, organização, conhecimentos linguísticos, capacidade de comunicação.

10) Para si, quais são as qualidades essenciais para uma secretária de sucesso?

R: Algumas qualidades essenciais são: Ser uma boa pessoa, dinâmica, responsável, organizada, pontual, profissional e versátil.

11) Costuma estar presente em reuniões em que participa o seu chefe? Qual o seu papel nessas reuniões?

R: Não.

12) Que conselhos me poderia dar, para ser uma secretária eficiente?

R: Para ser uma secretária eficiente é necessário organização, disponibilidade, gosto pelo trabalho realizado e muita dedicação.

Entrevista sobre Secretariado à Secretária Teresa Ribeiro

1) O que pensa da evolução da profissão?

R: Hoje em dia o secretariado já não é uma profissão de agenda de patrão e passar chamadas. É uma profissão de muita responsabilidade.

2) O que é, para si uma secretária eficiente?

R: Ter o trabalho em dia, documentos arquivados ou em ordem, mas sempre bem assinalados, agendar todas as tarefas diárias e ter uma boa postura perante o público.

3) Quais são as funções que, normalmente, executa no dia a dia?

R: Atendimento ao público, atendimento telefónico, arquivo, contabilidade, higiene e segurança no trabalho, facturação.

4) Que cuidados deve ter uma secretária com a sua imagem pessoal?

R: A imagem pessoal, faz a diferença de uma boa secretária, porque uma imagem higiénica transmite sempre sinal de cuidados.

5) Acha que a atitude da secretária, no contacto com o público, influencia a opinião deste sobre a empresa? De que maneira?

R: Sim. O facto da secretária no contacto com o público ter cuidado na maneira de falar na maneira de agir, e a postura também é muito importante tanto em pé como sentada.

6) Como se organiza para orientar o trabalho antes da chegada do chefe?

R: O meu trabalho não é orientado com a chegada dos chefes, visto que nem sempre se encontram no escritório.

7) Sente stress no exercício da sua profissão? Como faz para o combater?

R: O stress faz parte da profissão e do trabalho, com ele trabalho cada vez melhor e mais rápido.

8) Quais as regras de etiqueta que acha que devem ser respeitadas no local de trabalho?

R: Nunca faltar ao respeito nos patrões nem aos colegas de trabalho.

9) Na sua opinião quais os conhecimentos/competências que uma secretária actual deve ter?

R: Os conhecimentos/competências necessários para uma secretária são, saber línguas estrangeiras como inglês, saber trabalhar em várias ferramentas de trabalho num computador.

10) Para si, quais são as qualidades essenciais para uma secretária de sucesso?

R: Eficiência, dinamismo e responsabilidade.

11) Costuma estar presente em reuniões em que participa o seu chefe? Qual o seu papel nessas reuniões?

R: Não.

12) Que conselhos me poderia dar, para ser uma secretária eficiente?

R: Mostrar responsabilidade, ser eficiente e eficaz no seu trabalho e mostrar acima de tudo profissionalismo.

O meu Estágio na Loja do Cidadão

No dia 26 de Fevereiro, começou o meu estágio na Loja do Cidadão.
Estou adorar esta nova experiência, e poder finalmente pôr em prática tudo aquilo que fui aprendendo ao longo destes quase três anos. Estava um pouco reticente e nervosa por este dia chegar, mas consegui superar todo o medo que tinha.
Iniciei a minha actividade, na Unidade de Gestão, foi-me explicado o trabalho que realizar durante o tempo que vou estagiar. Além de estar a fazer as tarefas na UG, relacionados com secretariado, também faço atendimento telefónico, triagem no IMTT (Instituto da Mobilidade e dos Transportes Terrestres), no preenchimento dos formulários e dou apoio à loja.
Já consigo realizar tudo sem timidez e sem nervos. Gosto muito das pessoas com quem estou a trabalhar, são todos muito simpáticos e dão-nos bastante apoio.
O contacto com o público é bastante importante porque cada momento é uma situação nova, é um trabalho que nunca se torna uma rotina, há sempre coisas novas a fazer e várias situações imprevisíveis onde temos de arranjar uma solução para ultrapassar.
Pretendo realizar o meu estágio com bastante entusiasmo, e vou dar o meu melhor para chegar ao fim com bons resultados e, principalmente que todos gostem do meu trabalho.

O Stress

A palavra Stress significa pressão ou tensão. Está relacionada com a relação entre a pessoa e o meio evolvente. O Stress pode tornar-se bastante perigoso para o indivíduo pois afecta principalmente o sistema psicológico, o que muitas vezes pode levar uma pessoa à depressão.
Existem muitos factores no trabalho, que podem provocar este sintoma, como por exemplo, execução de tarefas repetitivas e várias em simultâneo e grande complexidade de tarefas. Uma pessoa pode ser levada à desmotivação e à quebra na produtividade no trabalho que executa.
É muito importante estabelecer várias estratégias, de forma a combater e controlar o Stress, para criar mais rendimento e empenho no indivíduo, durante a sua vida particular e profissional.
Aqui fica um vídeo sobre o “Síndrome de Fim de Férias”, onde algumas pessoas transmitem a sua opinião sobre o assunto.

Entrevista sobre Secretariado à Secretária Orlanda Ribeiro

1) O que pensa da evolução da profissão?

R: Tudo depende da firma em que se trabalha. Mas cada vez mais, uma secretária tem muito trabalho ao seu encargo, há também cada vez mais responsabilidade e trabalho em vários assuntos, já não é um trabalho de telefonista ou de passar agendas.

2) O que é, para si uma secretária eficiente?

R: Alguém que faz as suas obrigações da melhor forma e sem atrasos, com organização, rigor, educação. Tentar sempre ter um passo em frente.

3) Quais são as funções que, normalmente, executa no dia a dia?

R: Organizo uma equipa de secretárias e auxiliares de gabinete. Todo o trabalho administrativo relativo à área de secretariado, encomendas, contactos telefónicos, atendimento ao público limpeza das áreas de trabalho, contabilidade, organização de todo o pessoal.

4) Que cuidados deve ter uma secretária com a sua imagem pessoal?

R: Um cliente sempre que está em contacto com uma secretária as primeiras coisas em que repara é a cara, o cabelo, as unhas e acessórios. A secretária tem que ter um look arranjado, limpo, simples e cuidado.

5) Acha que a atitude da secretária, no contacto com o público, influencia a opinião deste sobre a empresa? De que maneira?

R: Claro que sim. Se um cliente for bem atendido, vai ter uma impressão positiva, e se for mal atendido, vai pensar que todos os funcionários são iguais.

6) Como se organiza para orientar o trabalho antes da chegada do chefe?

R: Organizo todo o trabalho que as minhas colegas têm de efectuar e organizo o que tenho de fazer no dia seguinte. Depois faço o que tenho programado para eu fazer. Ter sempre a agenda diária bem preenchida e em dia.

7) Sente stress no exercício da sua profissão? Como faz para o combater?

R: Sinto, principalmente com os imprevistos diários. Tento organizar tudo ao máximo, para ter sempre tempo livre para algo que possa acontecer. Quando não consigo faço acupunctura.

8) Quais as regras de etiqueta que acha que devem ser respeitadas no local de trabalho?

R: Boa educação, tratar sempre bem o cliente, boa aparência, conhecimento geral de todos os assuntos relativos ao trabalho.

9) Na sua opinião quais os conhecimentos/competências que uma secretária actual deve ter?

R: Deve saber: falar e escrever correctamente português, conhecimento informático, competências de atendimento ao público, bom atendimento telefónico, boa aparência e saber o seu lugar na empresa.

10) Para si, quais são as qualidades essenciais para uma secretária de sucesso?

R: Boa formação, capacidade de adaptação, versatilidade, boa educação, conhecimento de cultura geral, espírito de grupo, assiduidade, pontualidade, iniciativa, organização e motivação.

11) Costuma estar presente em reuniões em que participa o seu chefe? Qual o seu papel nessas reuniões?

R: Sim. Reportar tudo o que se passa na empresa, e em conjunto com as outras colegas decidimos várias coisas para o nosso trabalho melhorar.

12) Que conselhos me poderia dar, para ser uma secretária eficiente?

R: Tentar sempre ser a melhor possível. Ter educação, iniciativa e motivação. E nunca deixar de procurar saber sempre mais.

Pensamento do Dia

«O difícil não é subir, mas, ao subir, continuarmos a ser quem somos»

Jules Michelet

Local da Reunião

A escolha do local da reunião é um ponto muito importante para que qualquer evento seja bem sucedido.
Primeiro é preciso elaborar uma lista detalhada do que irá ser necessário na reunião.
Por norma as reuniões são efectuadas na própria empresa. Contudo, por vezes acontece que se deseja uma reunião mais sossegada e, por isso, o lugar da sua realização é a primeira coisa a pensar, para que os participantes possam usufruir de tranquilidade, num espaço diferente do local de trabalho e de maneira a ficarem concentrados na reunião.
As acessibilidades também são um factor importante na escolha do local. Este deve ser de fácil acesso, deve ter boas vias, onde não haja problemas de trânsito, como nas grandes cidades.